帳票ワークフロー

申請承認ワークフロー機能を備えた基幹帳票の押印レスツール

このような課題を解決します!

帳票ワークフローの特徴

1

既存帳票を利用して、帳票作成から押印・承認処理までの一連の流れをIBM i上で完結できます。

2

最小限のアプリケーション改修作業だけで、基幹帳票の承認ワークフローを実現できます。

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承認依頼は自動的にメールで通知されるので、申請者は従来どおりに帳票を出力するだけで、承認依頼作業を開始できます。

4

承認前のデータはスプールファイルの状態で管理されるので、承認途中でのデータ改ざんを防止します。

「帳票ワークフロー」記事のまとめページはこちらです。

帳票ワークフローの機能

・申請機能
・承認機能
・管理機能
・押印機能 
・メール通知機能 
・運用支援
・承認ルート設定やマスターメンテナンス
・既存マスターのインポート機能

*以下で概要をご紹介します。

 申請機能

アプリケーションで帳票を作成した時点で、自動的に申請業務がスタートし、該当の承認者へメールで発報(通知)されます。申請者は自身の承認依頼が今どこまで進んでいるのか、もしくはどこで止まっているかを画面で確認できるので、決裁時間を短縮できます。

帳票はPDFで確認できます。

申請者は最終承認されるまで申請を取り消すことができます。また承認者より差戻しがあった場合は、理由を確認できます。

承認が滞っている場合には、再周知のメールを発報できます。

 承認機能

承認者は専用の承認画面で、自分が承認すべき帳票の内容を確認し、承認または差戻しを行います。

帳票は申請機能と同様に、PDFで確認できます。またすべての承認処理が完了した場合には、社印付の最終PDFを作成することもできます。

承認者が差戻しを行う場合、その理由を入力します。申請者は差戻し理由を確認して、再度帳票を作成します。再作成が不要な場合(申請者と話し合いのもとで合意した場合)、差戻した承認者は差戻しを取消して、承認できます。

組織体制に応じて、以下のような多彩な承認ルートを設定できます。

・並列承認:承認者を複数人登録し、その中の1人の承認が必要になります。
・階層承認:順番どおりに複数の承認者の承認が必要になります。
・代理承認:主承認者が不在の場合でも、登録された代理者であれば承認できます。

※承認は最大4人、代理者は各階層に3人まで設定が可能です

 管理機能

管理者は管理画面から、社内すべての承認・申請状況を照会できます。

 押印機能

押印レスなので申請・承認時に担当者の押印を行い、PDFを作成します。
※作成されたPDFの修正はできません

 メール通知機能

承認依頼、再周知、完了、取り消し、差戻しなどの際に、メールで自動的に通知します。

・承認依頼   :申請者から承認者へ
・承認依頼再周知:申請者から承認者へ(催促のメール)
・承認完了   :最終承認者から申請者へ
・申請取消   :申請者から承認者へ
・差戻し    :承認者から申請者へ
・エラー    :システム管理者へ

 運用支援

承認ルートシミュレーション機能により、設定した承認ルートを確認できます。登録した個人や役職が存在するかをチェックすることで、事前にシミュレーションできます。

 承認ルート設定やマスターメンテナンス

◎自在な承認ルート設定
承認者を個人、役職、組織+役職で登録できます。また、ルート条件分岐(金額など)で柔軟に登録できます。承認ルート設定で承認者を個人ではなく役職で登録しておくと、人事異動や組織改編の際に再設定が不要になるので管理の負荷を削減します。

◎申請承認者マスター保守
申請者と承認者の登録が必須になります。また事前登録機能を備えているので、期の切り替え時にもスムーズに運用できます。

◎組織マスター保守
同一帳票を複数の組織から申請する場合や承認組織が多岐にわたる場合に登録します。

◎役職マスター保守
承認ルート設定で役職で登録する場合に必要です。

 既存マスターのインポート機能

お客様独自のマスターから組織、申請者、承認者の情報を製品内のマスターにインポートできます。

ホストOS

IBM i 7.1以降(IBM i 7.2以降推奨、最新PTF推奨)

環境言語

日本語・英語(2次言語または 1次言語に日本語環境が前提)

備考

別途有償のOSライセンスは不要

開発クライアント側

日本語環境

CPW

1600以上推奨

メモリ

4GB以上推奨(帳票量により、これ以下でも運用は可能)

開発クライアントOS

Windows 8、Windows 10、Windows 11

備考

PDFビューワー:AdobeReader(その他のビューワーは非保証)

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