オフィス業務をテレワーク対応にしたい

テレワークの課題とニーズ

新型コロナの感染拡大予防の観点から、テレワークを導入する企業が急速に増えています。東京都が2021年1月に実施した調査では、従業員30人以上の企業の導入率は57.1%、2020年12月の調査(51.4%)と比べて約6ポイント上昇した、と指摘しています。
テレワークは、オフィスを離れて仕事をすることを指し、それには、在宅勤務、モバイル勤務(出張先で仕事)、サテライトオフィス勤務などが含まれます(厚生労働省)。

しかし、テレワークをいざ始めようとすると、いろいろなことを考慮する必要があります。たとえば、オフィスにいるのと同じような仕事環境を整備できるのか、仕事にに必要な業務データにアクセスしたり利用できるのか、セキュリティや安全性は担保されているか、などなど。

テレワークは、新型コロナの感染予防の観点から、また、働き手の事情に応じた多様な働き方を可能にする手段として、今多くの企業で導入が進められています。

解決策の考え方

オフィスで行っている業務の中には、請求書の送付やデータの送受信などを手作業にしている場合がよくあります。また、外部からの業務データへのアクセスや、業務データの外部転送を制限している場合も少なくありません。

こうした時に即座にテレワークに移るのは困難です。オフィス外で業務を行うための作業やワークフローの整理が必要になり、それぞれに仕組みやツールの導入が必要になるからです。

しかし担当者が作業を行う場所をオフィスから自宅へ変えるだけならば、ツールの導入だけで済むこともよくあります。

作業およびワークフローの整理とツール/サービス導入の検討の2つが、オフィス業務をテレワーク対応とするためのポイントです。

テレワークの課題を解決する製品

アイエステクノポートでは、テレワークの課題を解決する製品を多数そろえています。大きくは、次の2つのカテゴリーに分けることができます。

❶請求書や通知書などの送付の自動化・遠隔操作・遠隔保管
❷外部システムとの連携やファイル転送

具体的には次のソリューションです。

❶請求書や通知書などの送付の自動化・遠隔操作・遠隔保管

・生成されたファイルを添付してメール配信(SMTP、SMTPS、OP25Bに対応)
 UT/400 メール配信オプション

・生成されたPDFファイルをWebブラウザで表示・配信・印刷
 UT/400-iPDC Web配信オプション

・コクヨが提供するインターネットSaaS/ASPサービスと連携して、FAXやファイル送信
 UT/400-iPDC @Tovas連携オプション

・ファイル転送オプションを利用して、JFEシステムの電子帳票システム「FileVolante」にPDFファイルを連携
 FileVolante連携(ファイル転送オプション)

・生成されたPDFファイルをPCクライアントの閲覧用コンソールに表示・配信・印刷
 UT/400 Client Delivery System

❷外部システムとの連携やファイル転送

・生成されたファイルを外部サーバーなどにソケット通信で転送
 UT/400 Auto File Transfer

・生成されたファイルを外部サーバーなどにFTP転送
 UT/400 ファイル転送オプション

新型コロナの感染予防策からニューノーマルへの対応が必要になっている現在、テレワークを実現するツールを検討していただきたく思います。

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